Het jaarlijks balansen, waarbij een bedrijf één a meerdere dagen gesloten wordt, is een ritueel dat steeds minder vaak voor komt. Door steeds verder geautomatiseerde systemen wordt het balansen steeds meer vervangen door tussentijdse voorraad controles. Waarbij als het waren gesegmenteerd en tussentijds de balans van de voorraden opgedaan wordt.
Hoe goed de voorraden ook geautomatiseerd bijgehouden worden, handmatige tussentijdse controles blijven noodzakelijk. Foutieve leveringen, verlies, diefstal en bederf zijn enkele oorzaken van voorraad afwijkingen die anders onopgemerkt blijven.
Handmatige controles zijn dan noodzakelijk om de virtuele leidraad (het ERP-systeem) synchroon te laten lopen met de fysieke werkelijkheid. LogiVert biedt alle tools om deze controles te faciliteren.
Lijst van te controleren artikelen
Vanuit LogiVert maakt u eenvoudig een lijst van te controleren artikelen.
Vanuit het venster Artikelen selecteert u een artikelgroep of u zoekt en filtert vanuit het Zoeken-tabblad. Als u dan het overzicht heeft van de gewenste artikelen, kunt u het grid in gaan richten met de gewenste velden. Deze kunt u selecteren door met uw rechter muisknop te klikken op een kolomhoofd en dan te klikken op “Veldkiezer”.
Voeg de nodige velden aan uw overzicht toe. Denk hierbij aan de velden Intern nummer, Artikelcode, Omschrijving, Locatie en Technische voorraad. Vervolgens kunt het overzicht, via de rechter muisknop, exporteren naar Excel.
Eenmaal in Excel heeft u 2 opties:
- Het overzicht afdrukken zodat u op papier uw daadwerkelijke voorraad kunt inventariseren. Het voordeel van papier is dat het zowel letterlijk als figuurlijk flexibel is. U kunt er op schrijven, doorstrepen, schrijven…
- Het overzicht overzetten naar een tablet. Het voordeel hiervan is dat u uw inventarisatie meteen digitaal vast kunt leggen.
Inventarisatie verwerken
Als u klaar bent met uw voorraad inventarisatie heeft u 2 mogelijkheden om deze te verwerken in LogiVert:
- Geautomatiseerd; door het Excel bestand waar de correcties op zijn verwerkt in te lezen. Dit kunt u via het venster “Artikelgegevens importeren/updaten”, waarbij u alleen de velden Intern nummer en Technische voorraad nodig heeft. Het eerste als sleutel veld en het tweede om de nieuwe voorraad door te geven.
- Handmatig; door de voorraden te corrigeren via het venster Voorraad muteren. Let wel op dat u hier de correcties doorgeeft. De ingevoerde aantallen worden namelijk bij de bestaande voorraden opgeteld.
Automatisering van het balansen
Hoewel het balansen of de controle van de voorraden in essentie een handmatige handeling blijft, is ook deze verregaand te automatiseren.
LogiVert helpt u om de controles zo uit te voeren zoals u zelf wenst. Van papier tot tablet. Van handmatige correcties tot automatische verwerking van de voorraad inventarisatie.
