Factuur opstellen

Eenmaal geleverde goederen dienen uiteraard gefactureerd te worden. U gaat als volgt te werk om een factuur op te stellen:

 

LET OP: De onderstaande procedure is alleen van toepassing op (deel)leveringen waarvoor reeds een afleveringsbon is gemaakt. Zie Verkort verkooptraject voor het maken van facturen voor leveringen waarvoor geen afleveringsbon is gemaakt.

 

1.Open het venster Verkopen door aan de bovenkant van het hoofdvenster op het tabblad Start te klikken en vervolgens in de groep Gegevens de optie Verkopen te selecteren.

 

2.Selecteer de bestelling waarvoor u een factuur wilt maken. In Statussen verloop verkooptraject vastleggen wordt toegelicht hoe u een specifieke bestelling zoekt en selecteert.

 

3.Selecteer aan de bovenkant van het venster de tab Start en selecteer vervolgens in de groep Documenten de optie Factuur.
Het venster Verkoop uitvoeren/ Factuur verschijnt.

 

4.Op het tabblad Factuur zijn automatisch het factuurnummer en de huidige datum ingevuld. U kunt deze indien gewenst aanpassen. Zowel het factuurnummer als de datum zullen op de factuur worden vermeld.
Aan de onderkant van het tabblad staat de optie Niet geleverde artikelen factureren. Verwijder het vinkje bij deze optie. Zoals hierboven reeds staat vermeld, heeft deze procedure alleen betrekking op geleverde bestellingen waar een afleveringsbon voor gemaakt is. In Verkort verkooptraject wordt de procedure beschreven voor het factureren van artikelen waarvoor geen afleveringsbon gemaakt is.

 

5.Klik op de tab Afdruk om, indien gewenst, het voor deze factuur gebruikte sjabloondocument aan te passen of een ander sjabloondocument te selecteren. Zie paragraaf Standaard sjabloondocumenten aanpassen  en toevoegen voor meer informatie hierover. Geef in het veld Aantal op dit tabblad aan hoeveel exemplaren er tegelijk afgedrukt moeten worden.

 

De volgende stap van deze procedure is situatieafhankelijk:

a.U wilt alle (tot op heden) geleverde artikelen in één keer factureren en u heeft bij de Instellingen niet de optie Aantallen voor invoer op nul zetten aangevinkt (zie Instellingen: Verkopen: Invoer).
b.U wilt alle (tot op heden) geleverde artikelen in één keer factureren en u heeft bij de Instellingen wel de optie Aantallen voor invoer op nul zetten aangevinkt (zie Instellingen: Verkopen: Invoer).
c.U wilt slechts een deel van de (tot op heden) geleverde artikelen factureren.

 

6.Bepaal welke van de bovenstaande situaties van toepassing is en volg de onderstaande bijbehorende procedure:
a.LogiVert 6 zal automatisch het juiste aantal te factureren artikelen op de factuur opnemen. Ga naar stap 7.
b.Klik op de tab Deellevering. Omdat u bij de instellingen de optie Aantallen voor invoer op nul zetten heeft aangevinkt is in de kolom Deelfactuur aan de rechterkant van dit venster bij alle artikelen een nul ingevuld. Aangezien u echter alle (tot op heden) geleverde artikelen wilt factureren vult in de kolom Deelfactuur hetzelfde aantal stuks in als in de kolom Te factureren staat vermeld.
c.Klik op de tab Deellevering. In de kolom Deelfactuur aan de rechterkant van dit venster is per artikel het (tot op heden) aantal geleverde en derhalve te factureren stuks ingevuld (tenzij u bij de basisinstellingen heeft aangegeven dat dit aantal op 0 gezet moet worden; zie Instellingen: Verkopen: Invoer). U wilt echter slechts een deel van deze artikelen factureren. Geef in de kolom Deelfactuur aan hoeveel stuks van ieder artikel u middels de factuur die u aan het opstellen bent wilt factureren.

 

7.Klik op de tab Commentaar. Klik in het lege veld om eventuele aanvullende informatie betreffende deze factuur op te nemen. Deze informatie zal ook op de factuur verschijnen.

 

8.Klik op één van de knoppen aan de onderkant van het venster Verkoop uitvoeren/factuur om:
a.de factuur af te drukken en tevens als bijlage per email naar de hoofdcontactpersoon te verzenden (knop Mailen & afdrukken);
b.de factuur als bijlage per email naar de hoofdcontactpersoon te verzenden (knop Mailen);
c.de factuur als bijlage per email naar alle bij deze klant behorende contactpersonen te verzenden (knop CP)
d.de factuur te bekijken (knop Afdrukvoorbeeld);
e. de factuur af te drukken (knop Afdrukken);
f.het venster Verkoop uitvoeren te sluiten (knop Annuleren).

 

9.Selecteer op het tabblad Afhandeling, indien gewenst, met behulp van het pijltje naast het veld Status een op het afsluiten van dit stadium van het verkooptraject van toepassing zijnde status. In Statussen verloop verkooptraject vastleggen wordt toegelicht hoe u de statussen vastlegt die in dit veld beschikbaar zijn.

 

Nadat u een factuur voor een bepaalde verkooptransactie heeft gemaakt is in het venster Verkopen het tabblad Facturen toegevoegd bij de betreffende transactie. Op dit tabblad worden alle bij deze verkooptransactie behorende geleverde en gefactureerde artikelen weergegeven. Het tabblad Artikelen bevat alleen nog de (mogelijk nog niet geleverde) ongefactureerde artikelen.

In het geval dat u deelleveringen heeft uitgevoerd die u apart heeft gefactureerd of deelfacturen heeft gemaakt, is het mogelijk dat er aan één verkooptransactie meerdere facturen gekoppeld zijn. U heeft toegang tot al deze facturen via het tabblad Facturen. Op de tab van het tabblad staan de betreffende factuurnummers vermeld. Op het tabblad zelf wordt in het veld Factuurnr aangegeven welke factuur op dat moment getoond wordt. Maak gebruik van de bladerknoppen bladeren naast het veld Datum om door de bij deze verkooptransactie behorende facturen te bladeren.