Offerte opstellen (Extended)

LET OP: Een deel van de bij de onderstaande procedure in te voeren gegevens zal wellicht tijdens het offertestadium nog niet bekend zijn. Het is ook mogelijk dat bepaalde informatie wel bekend is, maar dat het in uw organisatie niet gebruikelijk is om deze informatie reeds tijdens het offerteproces vast te leggen. Volledigheidshalve worden in onderstaande procedure echter alle mogelijk in dit stadium in te voeren gegevens toegelicht.

 

LET OP: De gegevens die tijdens de onderstaande procedure worden ingevoerd, worden tevens als basis gebruikt voor de eventueel op een later tijdstip voor deze verkooptransactie te maken overige handelsdocumenten, zijnde de orderbevestiging, lijst van bestelling, afleveringsbon en factuur. Gegevens waarvan wordt aangeduid dat zij op de offerte worden weergegeven zullen ook op deze andere handelsdocumenten worden opgenomen.

 

U gaat als volgt te werk om een offerte op te stellen:

 

1.Voer, wanneer u de offerte maakt voor een nieuwe klant, eerst de klantgegevens in het programma in.

 

2.Open het venster Klanten, selecteer de klant voor wie u een offerte wilt opstellen, sluit het venster Klanten en open het venster Verkopen door aan de bovenkant van het hoofdvenster op het tabblad Start te klikken en vervolgens in de groep Gegevens de optie Verkopen te selecteren.
OF
Open het venster Verkopen door aan de bovenkant van het hoofdvenster op het tabblad Start te klikken en vervolgens in de groep Gegevens de optie Verkopen te selecteren, klik op de knop Klanten aan de rechterkant van het deelvenster Klanten, selecteer de klant voor wie u een offerte wilt opstellen en sluit het venster Klanten.
In beide gevallen is het resultaat dat het venster Verkopen geopend is en dat in het deelvenster Klanten aan de bovenkant van het venster de juiste klantgegevens zijn opgenomen.

 

3.Iedere volledige verkooptransactie (dus van offerte tot en met factuur) wordt op een eigen "blad" in de applicatie geregistreerd. Klik op de tab Start aan de bovenkant van het venster en selecteer in de groep Verkopen de optie Nieuw (Nieuw) om een nieuw blad te openen.

 

4.Aan iedere verkoop wordt automatisch een volgnummer toegekend in de vorm van een verkoopcode. Klik in het veld Verkoopcode of op het pictogram Wijzigen (ItemWijzigen) naast dit veld om, indien gewenst, de automatisch toegekende verkoopcode aan te passen.

 

5.In het veld Datum staat de huidige datum vermeld. Klik op het pijltje naast dit veld om een datum te selecteren indien u een offerte wilt opstellen waarop een andere datum dan de huidige datum staat vermeld.
6.Voer in het veld Referentienr. een uniek nummer in. Dit nummer zal op de offerte worden weergegeven en kan tevens worden gebruikt om deze offerte gemakkelijk terug te kunnen vinden in LogiVert 6 (zie Verkooptransacties zoeken op referentienummer). Een referentienummer kan zowel cijfers als letters als leestekens bevatten.

 

7.Het veld Bedrag incl. BTW laat u ongemoeid, dit wordt automatisch ingevuld zodra u artikelen in de offerte opneemt.

 

8.In het deelvenster Type aan de rechterkant van het venster is automatisch het juiste type, te weten Offerte geselecteerd.

 

9.Boven het middelste, lege deel van het venster ziet u vijf tabbladen. Het tabblad Artikelen is geselecteerd. Dit is het tabblad waarop u nu de artikelen waarop de offerte betrekking heeft gaat opnemen.
Klik op het pictogram Nieuw (NieuwItem) aan de rechterkant van het venster. Het venster Artikel selecteren verschijnt.

 

10.Klik aan de linkerbovenkant van het venster Artikel selecteren op de tab Groepen en selecteer de (sub)artikelgroep waar het eerste artikel dat u in de offerte wilt opnemen deel van uitmaakt. Selecteer vervolgens aan de rechterkant van het venster het betreffende artikel.
of
Klik aan de linkerbovenkant van het venster Artikel selecteren op de tab Zoeken en zoek het in de offerte op te nemen artikel op de manier zoals beschreven in paragraaf Artikel vinden.

 

11.Klik in het veld Aantal of maak gebruik van de pijltjes naast dit veld om aan te geven op hoeveel stuks van dit artikel deze offerte betrekking heeft.

 

12.In de velden Prijs en Korting (%) zijn de waarden ingevuld die u bij het invoeren van de gegevens van dit artikel heeft vastgelegd (zie Specificeren van artikeldetails). Pas deze indien gewenst aan, indien er voor deze specifieke offerte een andere prijs en/of kortingspercentage gelden. In het veld Totaal wordt aangegeven wat de prijs per artikel is op grond van de in de velden Prijs en Korting (%) opgenomen waarden.

 

13.Klik, indien van toepassing, op het pijltje naast het veld Levering om de datum te selecteren waarop de artikelen geleverd zullen worden wanneer de offerte door de klant wordt geaccepteerd.

 

14.Selecteer, indien u voor dit artikel opties heeft vastgelegd, aan de rechterkant van het venster de op dit artikel van toepassing zijnde opties. Indien er voor dit artikel geen opties zijn vastgelegd is de rechterkant van het venster leeg.

 

15.Klik op de knop Accepteren en selecteren om de zojuist gemaakte selectie te bevestigen en door te gaan met het selecteren van artikelen, op de knop Accepteren om de zojuist gemaakte selectie te bevestigen en het venster Artikel selecteren te sluiten of op de knop Sluiten om de zojuist gemaakte selectie niet te accepteren en het venster Artikel selecteren te sluiten.

 

16.Wanneer u alle gewenste artikelen heeft geselecteerd en het venster Artikel selecteren heeft gesloten keert u terug naar het venster Verkopen. Op het tabblad Artikelen worden de zojuist geselecteerde artikelen weergegeven. In de meest linkerkolom van het tabblad (Pos) wordt per artikel de positie weergegeven. Deze positie komt overeen met de volgorde waarop u in de voorgaande stap artikelen aan de offerte heeft toegevoegd. In het veld direct onder deze kolom wordt de positie van het geselecteerde artikel weergegeven. Klik op het pictogram Wijzigen (ItemWijzigen) naast dit veld om, indien gewenst, de positie van het geselecteerde artikel aan te passen. Door het aanpassen van de artikelposities kunt u precies bepalen in welke volgorde artikelen in verkoopdocumenten worden weergegeven mits u in het venster Instellingen heeft aangegeven dat de artikelen in deze documenten op positie gesorteerd moeten worden (zie Instellingen: verkopen).

 

17.In het veld Extra tekst kunt u, indien gewenst, per artikelregel een aanvullende tekst toevoegen. U doet dit door in de lijst van in de offerte opgenomen artikelen het artikel te selecteren waaraan u extra informatie wilt toevoegen. Voer vervolgens in het veld Extra tekst de gewenste toelichting in. Deze tekst zal op de offerte direct onder de artikelregel worden weergegeven. In dit veld wordt tevens een toelichting over de bedrukking van en de betreffende tekst weergegeven indien het een artikel betreft waarop een tekst afgedrukt zal worden (zie Artikelspecificaties: Opties -Teksten).

 

18.Aan de onderkant van het tabblad Artikelen staan verschillende reeds ingevulde velden:
a.In de velden Aantal, Prijs/stuk en Korting (%) worden de gegevens van het in de bovenstaande artikellijst geselecteerde artikel weergegeven. Controleer deze gegevens en pas ze eventueel aan door in het betreffende veld te klikken of door op het pictogram Wijzigen (ItemWijzigen) te klikken.
b.In het veld Totaalprijs wordt de totaalprijs van de geselecteerde offerteregel weergeven.
c.Het veld Geleverd is leeg. Dit veld zal, indien de offerte geaccepteerd wordt en er een daadwerkelijke levering heeft plaatsgevonden, ingevuld worden.
d.Selecteer in het veld Levering, indien gewenst, de datum waarop de artikelen geleverd zullen worden indien de offerte door de klant geaccepteerd wordt. Deze datum verschijnt niet op de offerte.
e.De velden Gewicht en Basis transportprijs bevatten de waarden die u bij het vastleggen van de gegevens van het betreffende artikel heeft ingevoerd (zie Artikelspecificaties: Algemeen).

 

19.Klik op het tabblad Afhandeling.

 

20.Laat het vinkje in het veld Nog behandelen staan. Dit vinkje wordt pas verwijderd wanneer er geen handelingen meer uitgevoerd hoeven te worden in verband met deze verkooptransactie.

 

21.Selecteer met behulp van het pijltje naast het veld Status een eventueel op dit stadium van het verkooptraject van toepassing zijnde status. In Statussen verloop verkoopproces vastleggen wordt toegelicht hoe u de statussen die in dit veld beschikbaar zijn in LogiVert 6 vastlegt.

 

22.Wanneer u een status heeft geselecteerd wordt in het veld Statusdatum automatisch de huidige datum ingevuld. Klik op het pijltje naast dit veld om deze datum indien gewenst aan te passen.

 

23.Geef aan of het een binnenlandse, intracommunautaire of exportlevering betreft. Dit wordt in eerste instantie automatisch bepaald op basis van de klantgegevens, maar kan worden aangepast.

 

24.In het veld Betaaltermijn wordt de betaaltermijn weergegeven die u bij de instellingen als standaard termijn heeft gedefinieerd (zie Betaaltermijnen instellen). Klik op het pijltje naast dit veld om, indien u geen standaard betaaltermijn heeft vastgelegd of indien de standaardtermijn niet op deze offerte van toepassing is, de juiste betaaltermijn te selecteren.

 

25.Klik in het veld Leveringsvoorwaarden en voer, indien van toepassing, de voor deze offerte van toepassing zijnde leveringsvoorwaarden in. U kunt ook op het pijltje aan de rechterkant van dit veld klikken om vooraf gedefinieerde leveringsvoorwaarden te selecteren. Zie Leveringsvoorwaarden vastleggen voor meer informatie over het vastleggen van de op deze manier te selecteren leveringsvoorwaarden.
De informatie over de leveringsvoorwaarden verschijnt niet op de offerte.

 

26.Selecteer, indien van toepassing, de wijze waarop de artikelen geleverd zullen worden door op het pijltje naast het veld Bezorgvorm te klikken. De bezorgvorm en de eventueel bijbehorende kosten zullen op de offerte worden vermeld. Bevestig uw selectie door op de knop Vastleggen te klikken. Hiermee worden de precieze kosten berekend op basis van alle ingevoerde gegevens. Het veld Bezorgvorm is nu vergrendeld. U kunt de bezorgvorm eventueel aanpassen door eerst op de knop Vernieuwen te klikken, een andere bezorgvorm te kiezen en deze vervolgens weer te bevestigen met behulp van de knop Vastleggen.

 

27.Selecteer, indien van toepassing, de wijze waarop de artikelen betaald dienen te worden door op het pijltje naast het veld Betalingwijze te klikken. De betalingswijze en de eventueel bijgehorende kosten zullen op de offerte worden vermeld. Bevestig uw selectie door op de knop Vastleggen te klikken. Hiermee worden de precieze kosten berekend op basis van alle ingevoerde gegevens. Het veld Betalingswijze is nu vergrendeld. U kunt de betalingswijze eventueel aanpassen door eerst op de knop Vernieuwen te klikken, een andere betalingswijze te kiezen en deze vervolgens weer te bevestigen met behulp van de knop Vastleggen.

 

28.Klik op de tab Adressen. De velden factuuradres, afleveradres en contactpersoon komen overeen met de adressen en naam die u heeft ingevoerd bij het vastleggen van de gegevens van de klant waarvoor de offerte bestemd is (zie Klantgegevens invoeren). Controleer deze gegevens en pas ze eventueel aan met behulp van de pijltjes naast de betreffende velden.

 

29.Klik in het vak Informatie en voer eventueel aanvullende informatie over de adressen in. Indien gewenst kunt u hier, met behulp van de knop Adressen rechts naast dit veld, de verschillende adressen van deze klant weergeven.

 

30.Klik op de tab Aantekeningen. Klik in het lege veld en voer, indien gewenst, aanvullende informatie in over de verkooptransactie waarvoor u nu een offerte aan het opstellen bent.

 

31.Selecteer aan de bovenkant van het venster de tab Start en selecteer vervolgens in de groep Documenten de optie Offerte. Het venster Verkoop uitvoeren/Prijsofferte wordt geopend.

 

32.Klik op de tab Afdruk om, indien gewenst, het voor deze offerte gebruikte sjabloondocument aan te passen of een ander sjabloondocument te selecteren. Zie Standaard sjabloondocumenten aanpassen voor meer informatie hierover. Geef in het veld Aantal op dit tabblad aan hoeveel exemplaren er tegelijk afgedrukt moeten worden.

 

33.Klik op de tab Commentaar. Klik in het lege veld om eventuele aanvullende informatie betreffende deze offerte op te nemen. Deze informatie zal ook op de offerte verschijnen.

 

34.Klik op één van de knoppen aan de onderkant van het venster Verkoop uitvoeren/Prijsofferte om:
a.de offerte af te drukken en tevens als bijlage per email naar de hoofdcontactpersoon te verzenden (knop Mailen & afdrukken);
b.de offerte als bijlage per email naar de hoofdcontactpersoon te verzenden (knop Mailen);
c.de offerte als bijlage per email naar alle bij deze klant behorende contactpersonen te verzenden (knop CP)
d.de offerte te bekijken (knop Afdrukvoorbeeld);
e. de offerte af te drukken (knop Afdrukken);
f.het venster Verkoop uitvoeren te sluiten (knop Annuleren).