Offerte aanvragen

U gaat als volgt te werk om een offerteaanvraag te maken:

 

LET OP: Een deel van de bij de onderstaande procedure in te voeren gegevens zal wellicht tijdens het offertestadium nog niet bekend zijn. Het is ook mogelijk dat bepaalde informatie wel bekend is, maar dat het in uw organisatie niet gebruikelijk is om deze informatie reeds tijdens het offerteproces vast te leggen. Volledigheidshalve worden in onderstaande procedure echter alle mogelijk in dit stadium in te voeren gegevens toegelicht.

 

1.Voer, wanneer de offerte wordt aangevraagd bij een nog niet in LogiVert 6 geregistreerde leverancier, eerst de leveranciergegevens in het programma in (zie Leveranciersgegevens invoeren).

 

2.Open het venster Leveranciers, selecteer de leverancier bij wie u een offerte wilt aanvragen, sluit het venster Leveranciers en open het venster Inkopen door aan de bovenkant van het hoofdvenster op het tabblad Start te klikken en vervolgens in de groep Gegevens de optie Inkopen te selecteren.
of
Open het venster Inkopen door aan de bovenkant van het hoofdvenster op het tabblad Start te klikken en vervolgens in de groep Gegevens de optie Inkopen te selecteren, klik op de knop Leveranciers aan de rechterkant van het deelvenster Leverancier, selecteer de leverancier bij wie u een offerte wilt aanvragen en sluit het venster Leveranciers.
In beide gevallen is het resultaat dat het venster Inkopen geopend is en dat in het deelvenster Leverancier aan de bovenkant van het venster de juiste leveranciergegevens zijn opgenomen.

 

3.Iedere volledige inkooptransactie, waar de offerteaanvraag deel van uitmaakt, wordt op een eigen "blad" in de applicatie geregistreerd. Klik op de knop Nieuw (Nieuw) in de groep Inkopen in het lint aan de bovenkant van het venster om een nieuw blad te openen.

 

4.Aan iedere inkooptransactie wordt automatisch een volgnummer toegekend in de vorm van een inkoopcode. Klik in het veld Inkoopcode of op het pictogram Wijzigen (ItemWijzigen) naast dit veld om, indien gewenst, de automatisch toegekende inkoopcode aan te passen.

 

5.In het veld Datum staat de huidige datum vermeld. Klik op het pijltje naast dit veld om een datum te selecteren indien u een offerteaanvraag wilt opstellen waarop een andere datum dan de huidige datum staat vermeld.

 

6.Laat het veld Factuurnummer leeg. Dit veld kunt u pas invullen nadat de offerte eventueel is omgezet in een bestelling en u van de leverancier een factuurnummer heeft gekregen.

 

7.Het veld Bedrag laat u ongemoeid, dit wordt automatisch ingevuld zodra u artikelen in de offerte opneemt.

 

8.In het deelvenster Type aan de rechterkant van het venster is automatisch het juiste type, te weten Offerte geselecteerd.

 

9.Boven het middelste, lege deel van het venster ziet u vier tabbladen. Het tabblad Artikelen is geselecteerd. Dit is het tabblad waarop u nu de artikelen waarop de offerteaanvraag betrekking heeft gaat opnemen.
Klik op het pictogram Nieuw (NieuwItem) aan de rechterkant van het venster. Het venster Artikel selecteren verschijnt.

 

10.Klik aan de linkerbovenkant van het venster Artikel selecteren op de tab Groepen en selecteer de (sub)artikelgroep waar het eerste artikel dat u in de offerteaanvraag wilt opnemen deel van uitmaakt. Selecteer vervolgens aan de rechterkant van het venster het betreffende artikel.
of
Klik aan de linkerbovenkant van het venster Artikel selecteren op de tab Zoeken en zoek het in de offerteaanvraag op te nemen artikel op de manier zoals beschreven in Artikelen vinden.

 

11.Klik in het veld Aantal of maak gebruik van de pijltjes naast dit veld om aan te geven op hoeveel stuks van dit artikel deze offerteaanvraag betrekking heeft.

 

12.In het veld Inkoopprijs is de waarde ingevuld die u bij het invoeren van de gegevens van dit artikel heeft vastgelegd (zie Artikelspecificaties: Algemeen) en die tevens in het veld Gegevens uit artikelbestand in dit venster staat vermeld. Pas deze prijs aan, indien er voor deze specifieke offerteaanvraag een andere inkoopprijs geldt.

 

13.Klik, indien van toepassing, op het pijltje naast het veld Leverdatum om de datum te selecteren waarop u verwacht dat de artikelen geleverd zullen worden wanneer u de offerteaanvraag zou omzetten in een bestelling.

 

14.Selecteer, indien u voor dit artikel opties heeft vastgelegd, aan de rechterkant van het venster de op dit artikel van toepassing zijnde opties. Indien er voor dit artikel geen opties zijn vastgelegd is de rechterkant van het venster leeg.

 

15.In het veld Opmerking kunt u informatie invoeren over het geselecteerde artikel of bijvoorbeeld de eventueel aangepaste inkoopprijs.

 

16.Bij het vastleggen van de gegevens van het geselecteerde artikel in het artikelbestand, heeft u een hoofdleverancier en een inkoopprijs ingevuld. Bij selecteren en invoeren van de gegevens voor deze offerte heeft u mogelijk een andere leverancier opgegeven dan de in het artikelbestand opgenomen hoofdleverancier en/of heeft u voor het betreffende artikel een andere inkoopprijs ingevoerd. Verwijder, indien u niet wilt dat de originele gegevens in het artikelbestand overschreven worden met de leverancier en de inkoopprijs die u voor deze offerte aan het geselecteerde artikel heeft gekoppeld, het vinkje uit het veld Prijs en leveranciersgegevens overnemen.

 

17.Klik op de knop Toevoegen om de zojuist gemaakte selectie op de offerteaanvraag op te nemen en, indien gewenst, door te gaan met het selecteren van artikelen. Klik op de knop Sluiten wanneer u klaar bent met het selecteren van artikelen, het venster Artikel selecteren te sluiten en terug te keren naar het venster Inkopen. Hier worden nu de zojuist geselecteerde artikelen weergegeven. In het veld Bedrag, boven de artikellijst, is nu het totaalbedrag van de bestelling ingevuld.

 

18.In het veld Extra tekst, onder de artikellijst en de velden met gegevens over het geselecteerde artikel, kunt u, indien gewenst, per artikelregel een aanvullende tekst toevoegen. U doet dit door in de lijst van in de offerteaanvraag opgenomen artikelen het artikel te selecteren waaraan u extra informatie wilt toevoegen. Voer vervolgens in het veld Extra tekst de gewenste toelichting in. Deze tekst zal op de offerteaanvraag direct onder de artikelregel worden weergegeven. In dit veld wordt tevens een toelichting over de bedrukking van en de betreffende tekst weergegeven indien het een artikel betreft waarop een tekst afgedrukt zal worden (zie ook Artikelspecificaties: Opties).

 

19.De reeds ingevulde velden aan de onderkant van het venster bevatten informatie die u reeds bij eerdere stappen in deze procedure heeft ingevoerd. U kunt de prijs/stuk indien gewenst nog aanpassen. Bedenk daarbij dat deze aanpassing geen effect heeft op de artikelgegevens zoals u die in het venster Artikelen heeft ingevoerd, ook niet als u bij stap 16 de optie Prijs en leveranciersgegevens overnemen heeft aangevinkt.
Het veld Besteld is leeg. Dit veld wordt automatisch ingevuld zodra u de bestelling heeft geregistreerd. Ook het veld Ontvangen is leeg. Dit veld wordt automatisch ingevuld zodra u de ontvangst van (een deel van) de artikelen heeft geregistreerd.

 

20.Aan iedere artikelregel wordt in het veld Intern in het deelvenster Partijcode automatisch een code toegekend. Het eerste deel van deze code verwijst naar de inkoopcode van de inkoop als totaal, zoals vermeld in het veld Inkoopcode aan de bovenkant van het venster. Het tweede deel van de code verwijst naar de geselecteerde artikelregel. De partijcode vereenvoudigt de communicatie tussen u en uw leverancier over specifieke onderdelen van een bestelling. In het veld Leverancier kunt u de eventueel door de leverancier gehanteerde partijcode invoeren.

 

21.Klik in het veld Opmerkingen en voer, indien gewenst, aanvullende informatie in over de artikelen waarop de offerte betrekking heeft. Deze informatie verschijnt ook op de offerteaanvraag.

 

22.Klik op de tab Afhandeling.

 

23.Laat het vinkje in het veld Nog behandelen staan. Dit vinkje wordt pas verwijderd wanneer er geen handelingen meer uitgevoerd hoeven te worden in verband met deze inkooptransactie.

 

24.Klik op het pijltje naast het veld Inkoper en selecteer, indien van toepassing, de medewerker die verantwoordelijk is voor deze inkooptransactie.

 

25.Geef, indien deze informatie reeds beschikbaar is, in het veld Betaaltermijn aan op welke termijn de goederen betaald moeten worden indien de aangevraagde offerte wordt omgezet in een bestelling.

 

26.Geef, indien deze informatie reeds beschikbaar is, in het veld Leveringsvorm aan op welke wijze de goederen geleverd zullen worden indien de aangevraagde offerte wordt omgezet in een bestelling.

 

27.De velden Reeds betaald en Laatste betaling blijven in het offertestadium leeg. Hier wordt, indien de offerte wordt omgezet in een daadwerkelijke bestelling, aangegeven of de goederen reeds geheel of gedeeltelijk betaald zijn en zo ja, op welke datum de laatste betaling heeft plaatsgevonden.

 

28.Geef, indien deze informatie reeds beschikbaar en van toepassing is, in het veld Leveringsvoorwaarden de door de leverancier gehanteerde voorwaarden ten aanzien van de op de offerte opgenomen artikelen aan die zullen gelden indien de offerte wordt omgezet in een bestelling. U kunt ook op het pijltje aan de rechterkant van dit veld klikken om vooraf gedefinieerde leveringsvoorwaarden te selecteren. Zie Leveringsvoorwaarden vastleggen voor meer informatie hierover.

 

29.Klik op de tab Aantekeningen en voer, indien gewenst, aanvullende informatie over deze offerteaanvraag in. Deze informatie verschijnt ook op de offerte.

 

30.Selecteer in de groep Documenten aan de bovenkant van het venster de optie Offerte. Het venster Inkopen uitvoeren/Offerte wordt geopend.

 

31.Klik op de tab Afdruk om, indien gewenst, het voor deze offerteaanvraag gebruikte sjabloondocument aan te passen of een ander sjabloondocument te selecteren. Zie Standaard sjabloondocumenten aanpassen en toevoegen voor meer informatie hierover. Geef in het veld Aantal op dit tabblad aan hoeveel exemplaren er tegelijk afgedrukt moeten worden.

 

32.Klik op de tab Commentaar. Klik in het lege veld om eventuele aanvullende informatie betreffende deze offerteaanvraag op te nemen. Deze informatie zal ook op de offerteaanvraag verschijnen.

 

33.Klik op één van de knoppen aan de onderkant van het venster Inkopen uitvoeren/Offerte om:
a.de offerteaanvraag als bijlage per email te verzenden naar de leverancier (knop Mailen);
b.de offerteaanvraag te bekijken (knop Afdrukvoorbeeld);
c.de offerteaanvraag af te drukken (knop Afdrukken);
d.het venster Inkopen uitvoeren te sluiten (knop Annuleren).