CRM - Relatiebeheer

Klanteninfo

U begint met het verzamelen en ordenen van een aantal, voor uw onderneming interessante of praktische klantgegevens. Zo zal de klant bij aankoop een aantal basisgegevens invullen die u zorgvuldig bewaart.

Klantenkennis

U krijgt niet alleen een database met tal van handige gegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres,…) over uw klant, die u kan gebruiken om met uw klanten te communiceren, maar u leert de klant beter kennen: wat is de gemiddelde leeftijd van uw klant, waar wonen uw klanten, staat uw klant open voor promoties en nieuwe aanbiedingen,… U leert ook wat de klant bij uw onderneming zoekt, waarom de klant zich laat overtuigen, welke klanten terugkomen, wat het bestedingspatroon van uw klant is, welke promoties de klant wel/niet beïnvloeden,…en nog veel meer.

Klantgericht werken

De kennis die u over de klant verwerft zal u helpen om beter in te spelen op de grillen en wensen van uw klanten. U beschikt over de nodige kennis om de moeilijkste uitdaging, namelijk het aanbod van uw diensten en/of producten afstemmen op de klant, tot een goed einde te brengen. U kan offertes op maat opmaken en efficiënt opvolgen. U kan de promoties aanbieden die uw klanten aanspreken en waar uiteindelijk zowel de klant als uzelf van zullen profiteren.

Tevreden klanten

Door een betere, efficiënt georganiseerde prospectie kan u uw klantenbestand uitbreiden. Bovendien krijgt u tevreden klanten die de gerichte dienstverlening van uw onderneming weten te waarderen. Tevreden klanten trekken andere klanten aan door hun positieve ervaringen. Bovendien is algemeen bekend dat tevreden klanten ook vaker terugkeren en dus meer zullen aankopen …
De nieuwe klanten die u wint en de verhoging van het aantal aankopen per klant hebben een gunstig effect op uw omzet!

Klantinformatie overzichtelijk beheren

Om uw klant beter te leren kennen, moet u informatie over uw klant winnen en deze op een overzichtelijke manier gebruiken. Hoe meer relevante informatie u kan verzamelen, hoe duidelijker het beeld van uw ‘gemiddelde’ klant zal
worden. Met CRM – Relatiebeheer kan u een veelvoud aan klantgegevens bewaren en de informatie die u nodig heeft heel gemakkelijk en snel terugvinden.

• Bewaar algemene klantgegevens zoals adres, telefoonnummers, e-mailadres, verjaardag,… van al uw klanten.
  
• Bepaal zelf welke gegevens u over de klant wilt bewaren. Bewaar de gegevens over uw klant die u belangrijk vindt. Aan de hand van ‘vrije velden’ die u zelf kan instellen, bewaart u ook die gegevens over de klant die voor uw onderneming onmisbaar zijn.
  
• Bewaar verschillende contactpersonen per bedrijf. Zo kan u in één oogopslag terugvinden wie bij welke onderneming hoort en eventueel opmerkingen toevoegen.
  
• Importeer een reeds bestaand klantenbestand in één vlotte bewerking om deze gegevens te gebruiken (op basis van *.csv formaat).
  
• Bewaar alle contactmomenten met de klant. Alle correspondentie die u met de klant voert, wordt automatisch per klant bijgehouden. Ook notities over telefoongesprekken, kan u per klant bewaren. U weet meteen welke documenten u naar de klant verstuurde (opgemaakte offertes, nieuwsbrieven, e-mail verkeer,…). Met één muisklik vindt u deze documenten snel terug en beschikt u over de informatie op het moment dat u die nodig heeft.

producten & diensten afstemmen op de klant

Met CRM-Relatiebeheer bewaart u uw klantgegevens op een efficiënte wijze. Dit helpt u om uw administratie te versoepelen en de correspondentie met uw klant te vergemakkelijken. Echter, indien u écht wilt profiteren van deze schat aan informatie, wacht u de moeilijke taak om uw producten en/of diensten af te stemmen op hetgeen de klant echt wilt.
CRM-Relatiebeheer biedt u de mogelijkheid om uw productgegevens rechtstreeks in te voeren. Een onmisbaar gegeven indien u de klantgegevens wilt gebruiken om de juiste conclusies te trekken en zo uw omzet een duwtje in de rug te geven.

• Doordat u de klanteninformatie rechtstreeks kan koppelen met deze productinformatie, maakt u eenvoudig offertes op maat door de producten aan te vinken die u in de offerte wilt opnemen.
  
• Bewaar gegevens over aankopen van de klant. Bekijk welke klanten het meest aankopen.
  
• Gebruik gegevens over vorige aankopen om een nieuwe promotie aan te bieden. Zo stuurt u bijvoorbeeld een promotiemailing voor een aanvullend product naar de klanten die het basisproduct reeds aankochten.
  
• Geef de omzet per klant weer en duid belangrijke klanten aan met een ‘VIP’-label.
  
• Wijs klanten toe aan werknemers, zodat u meteen weet welke persoon binnen uw onderneming een bepaalde klant
  opvolgt.
  
• Leer op welke aanbiedingen de klant wel reageert en welke promoties een minder gunstig effect hebben.
  
• Geef trouwe klanten korting op basis van unieke boncodes die u zelf instelt.

Uw klantenbestand uitbreiden en nieuwe klanten aantrekken

Customer Relationship Management gaat ervan uit dat uw klantenbestand automatisch zal uitbreiden van zodra u erin slaagt uw klanten een positieve ervaring mee te geven na een bezoek aan uw winkel, of na afloop van de dienstverlening die u verzorgt. Tevreden klanten, zo stelt men, trekken immers nieuwe klanten aan door middel van mond-tot-mond reclame.
U kan echter ook zelf actief op zoek gaan naar nieuwe klanten! CRM-Relatiebeheer bevat de nodige functionaliteit om een prospectie efficiënt en op grote schaal uit te voeren.

• In CRM-Relatiebeheer, kan u de status van een prospectie klant per klant bijhouden. Aangezien u ook de communicatie
  per klant bewaart, is CRM-Relatiebeheer ook uitstekend geschikt voor het opvolgen van een prospectie voor meer ingewikkelde diensten (verkopen in meerdere onderhandelingsfasen).
  
• U kan klantgegevens importeren en vervolgens overzichtelijk weergeven.
  
• Na een eerste contact houdt u eenvoudig bij welke klanten mogelijk een interesse vertonen.
  
• U verstuurt meteen een eerste offerte op maat die automatisch wordt bewaard.
  
• U bepaalt zelf de standaardcriteria die u met één klik aan een klant kan toewijzen.

Communicatie en promotie

Als onderneming wilt u graag dat klanten zoveel mogelijk op de hoogte worden gehouden van de nieuwigheden binnen uw onderneming. Als u een nieuwe aanbieding heeft, waarvoor u denkt dat bestaande klanten een sterke interesse zullen tonen, wilt u uw klanten hier graag van op de hoogte brengen.
CRM – Relatiebeheer bevat verschillende mogelijkheden om een dergelijke persoonlijke massacommunicatie te verwezenlijken.

• Vul persoonsgegevens, zoals aanspreektitel, naam, voornaam, adres,… automatisch in aan de hand van de bestaande
  klanten database. Duid zelf aan welke gegevens u waar wilt plaatsen of gebruik één van de voorgemaakte sjablonen.
  
• Indien u een mailing per brief wilt versturen, kan u de gegevens van de klanten in uw standaard tekstverwerker (zo
  als Microsoft® Word) eenvoudig toepassen. CRM-Relatie beheer print vervolgens de mailing af voor de klanten die u aanduidt.
  
• Indien u een mailing per e-mail wilt versturen, kan u op dezelfde eenvoudige wijze aanduiden waar u persoonlijke
  velden wilt toevoegen. Van zodra u de mailing verstuurt, zal CRM-Relatiebeheer de gegevens van de klanten die u aan
  duidt automatisch invullen.
  
• U print eenvoudig labels en etiketten die de persoon- en adresgegevens bevatten van uw klanten.
  
• U kan tevens een nieuwsbrief in html opmaken en versturen naar de klanten die aangaven een nieuwsbrief te willen
  ontvangen.
  
• U verstuurt offertes automatisch door aan te duiden naar welke klanten de offerte moet worden verstuurd.

Opvolging en taakverdeling

Als uw onderneming meerdere werknemers telt wordt het uitermate belangrijk dat u klanten, taken en contacten efficiënt kan verdelen en opvolgen. U wilt dubbel werk vermijden en u verkiest een opvolging die de dagelijkse werking van uw werknemers zo flexibel mogelijk kan ondersteunen.
CRM–Relatiebeheer kan u met verschillende werknemers (tot 5 multiusers) tegelijkertijd gebruiken. Voor elke werknemer maakt u met CRM–Relatiebeheer een afzonderlijke gebruiker aan. Als u CRM-Relatiebeheer met verschillende werknemers gebruikt, profiteert u van de mogelijkheid om agenda’s van collega’s te raadplegen, taken aan werknemers toe te wijzen, werknemers aan klanten toe te wijzen,…

• Takenlijst per klant: u kan per klant een status bijhouden van de taken die nog voor deze klant moeten worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het opvolgen van een prospectie, aan het opmaken van een offerte op vraag van de klant, aan contact opnemen met een klant om op een later tijdstip feedback te verkrijgen,… Dergelijke taken kunnen door verschillende werknemers binnen uw onderneming worden uitgevoerd. CRM-Relatiebeheer houdt netjes de status van elk van deze taken bij, waardoor elke werknemer de taak die werd opgestart, verder kan overnemen en uitvoeren.
  
• Takenlijst per werknemer: bepaalde taken kunnen of mogen maar door enkele werknemers binnen het bedrijf worden
  uitgevoerd. CRM-Relatiebeheer geeft voor de werknemer die de taak moet uitvoeren een duidelijk overzicht weer.
  
• Per taak kan u een type en een status instellen. Zo volgt u projecten op de voet, geeft u weer welke taken voltooid zijn of welke taken wachten op een reactie van derden,…
  
• Per taak kan u tevens de prioriteit instellen, waardoor belangrijke taken meteen duidelijk worden.

Agenda’s vergelijken

Als u CRM-Relatiebeheer met verschillende werknemers gebruikt, kan u voor elke werknemer de agenda’s consulteren. U kan nakijken wanneer welke werknemer aanwezig kan zijn voor een afspraak met een klant en deze afspraak meteen boeken in de agenda van die werknemer!
Kortom, u deelt informatie over uw activiteiten maximaal met uw collega’s, zodat iedereen op de hoogte blijft van de ontwikkelingen binnen uw onderneming.

• Agenda’s van verschillende gebruikers vergelijken voor eenvoudig boeken van meetings, gezamenlijke afspraken…
  Boek rechtstreeks afspraken voor andere gebruikers. Indien u dit wenst kan u voor een andere werknemer een afspraak
  maken en omschrijven.
  
• Gebruik een kleurenschema per soort afspraak (persoonlijk, niet aanwezig, wel aanwezig, mag gestoord worden, zeker
  niet storen,…)
  
• Geef de agenda’s weer in dag-, week-, werkweek-, maand-, jaar-, en plan-weergave.
  
• Persoonlijke afspraken worden niet omschreven voor andere gebruikers.
  
• Agenda’s synchroniseren met Outlook™.
  
• Terugkerende afspraken eenvoudig boeken.
  
• Automatische herinnering en alarm.

Hoofdvenster met Agenda overzicht

Aanmaken van een terugkerende afspraak

Herinnering van een geplande afspraak

Overzicht van contactmomenten bij een klant

Opstellen van een e-mailbericht naar klanten

Opstellen van een brief op basis van een sjabloon